¿Quieres que tu negocio pueda durar mucho tiempo? No bastará con mantener la rentabilidad. También necesitas cumplir algunas exigencias legales. Si quieres evitar sanciones y daños a la reputación, anota algunas normas financieras, fiscales y de protección de datos.
Claves de finanzas y protección de datos para tu negocio
¿Cuando oyes hablar del RGPD o de la factura electrónica piensas que eso es solo para grandes empresas? Cuidado, que afecta también a pymes y autónomos. Pero no te preocupes, que es más fácil de lo que parece. A día de hoy tienes a tu disposición mucha información y también soluciones digitales.
Las multas por incumplimiento pueden ser devastadoras para una pequeña empresa. Desde los 900€ por no tener el consentimiento de cookies correctamente implementado, hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación global por infracciones graves del RGPD.
Además, si te adaptas a las exigencias normativas también verás beneficios para tu empresa:
- Más confianza de tus clientes
- Mejora en los procesos del día a día
- Menos incidencias, errores y problemas
En resumen, lo más importante es que conseguirás más rentabilidad. En tiempos de inflación y para poder competir en un mercado global, no te vendrá mal conseguir mejorar tus resultados este año.
Vamos a ver algunas de las claves más importantes que debes tener en cuenta este año para el compliance de tu emprendimiento o pyme. Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber para proteger tu negocio.
1. Conoce y aplica las nuevas exigencias fiscales
La digitalización fiscal sigue avanzando. En 2025, todas las empresas, sin importar su tamaño, deben emitir facturas electrónicas. No hablamos solamente de que emitas facturas por email en formato PDF. La factura electrónica debe tener un formato estructurado y ser compatible con las exigencias de la AEAT.
Hasta este año solo estaban obligadas a adaptarse las empresas de mayor volumen de negocio. Sin embargo, a partir de este año la Ley Crea y Crece obligará a todas las organizaciones, incluidas pymes y autónomos.
¿Sabes qué es Verifactu? Es una iniciativa de la Agencia Tributaria para evitar el fraude fiscal. Exige que utilices software homologado para gestionar tus impuestos. También ha sido implementado para ahorrar costes y agilizar trámites. En última instancia, favorecen la transparencia, y también la confianza de las personas en los negocios.
Hacienda exige que los libros contables y registros de facturas estén actualizados con software homologado. Por eso, si eres autónomo o tienes una pyme, deberás digitalizar tus tickets de venta si aún no lo has hecho. Tienes que facilitar tanto el cálculo del IVA como la declaración de impuestos. La idea en el futuro es que las instituciones puedan conectarse directamente y ver todo en tiempo real.
Puedes utilizar plataformas como Facturae para generar documentos compatibles con los estándares que exige la ley. También hay programas de facturación que son compatibles con la legislación vigente.
Por tanto, aprovecha para adaptarte a todos estos cambios y hazte con un programa de gestión empresarial. Eso sí, asegúrate de que sea un programa certificado.
Más allá de cumplir la normativa, un programa de gestión te ofrece mucho más:
- Automatización de procesos diarios para ganar productividad
- Control en tiempo real de tu facturación y contabilidad
- Reducción de errores en la gestión fiscal
- Acceso inmediato a informes y análisis financieros
- Integración con otras herramientas de gestión empresarial
- Facilidad para presentar impuestos y declaraciones
Imagina una pequeña empresa de comercio electrónico que vende productos a través de su web. Antes de implementar un sistema de gestión, el proceso de facturación era manual y sujeto a errores. Ahora, todo se vuelve más ágil, fiable y eficiente.
También puedes ir más allá de un programa de facturación. Tienes soluciones más amplias y completas como un ERP (Enterprise Resource Management). En este caso, puedes llevar todo el negocio en un solo lugar, incluso en algunos casos desde la nube, desde cualquier lugar. Por ejemplo, tienes la opción de automatizar procesos de recursos humanos, marketing, ventas y los demás departamentos.
2. Solicita el consentimiento de cookies conforme a la ley
Con el auge de los ataques cibernéticos, la protección de datos personales es una prioridad. Además es una obligación dentro de la Unión Europea, desde que está vigente el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la LOPDGDD en España. Puede que te parezca demasiado técnico y complicado, pero es más sencillo de lo que parece. Vamos a explicar lo más importante que tienes que tener en cuenta para cumplir lo que exige la ley.
Es obligatorio que los usuarios consientan de manera clara y explícita en los sitios web antes de utilizar cookies no esenciales. El plugin consentimiento de cookies es una solución práctica que garantiza el cumplimiento y la trazabilidad de los permisos otorgados por tus usuarios. No solo te permite automatizar el proceso. Además, podrás guardar toda la documentación para superar cualquier auditoría.
Asegúrate de que tu banner:
- Sea visible y accesible
- Tenga una opción clara de aceptar, rechazar y configurar
- Informe a los usuarios sobre sus derechos
- Dé la posibilidad de modificar preferencias
- No interfiera con la navegación
- Use un diseño claro y profesional
- Se cargue de forma rápida
- Ofrezca información concisa
- Sea multilingüe si corresponde
Si eres autónomo y tienes una tienda online, necesitas un banner de cookies claro y detallado. Herramientas como Cookiebot pueden ayudarte a gestionar el consentimiento de tus usuarios.
El banner debe ser fácil de entender y no debe inducir a la confusión. Por ejemplo, evita usar una letra más pequeña para rechazar las cookies que para aceptarlas.
Además del banner, necesitarás:
- Registro de actividades de tratamiento
- Análisis de riesgos de protección de datos
- Evaluación de impacto en casos específicos
- Protocolo de gestión de brechas de seguridad
- Contratos con encargados del tratamiento
- Cláusulas informativas adaptadas
También es imprescindible contar con una política de privacidad en el sitio web. Asegúrate de que esté completa, sea conforme a la normativa y esté continuamente actualizada. Por suerte, encontrarás online muchas plataformas que cuentan con un generador de políticas de privacidad. Así no tienes que complicarte redactando la tuya desde cero. Eso sí, si tienes dudas lo mejor es que consultes con un experto en materia de protección de datos.
Si gestionas empleados, también debes cumplir con el RGPD en el área de recursos humanos. Recuerda informar a los empleados sobre el uso de sus datos, solicitar siempre el consentimiento, sobre todo para datos biométricos o de salud, y garantizar la confidencialidad. Si realizas entrevistas virtuales, utiliza plataformas seguras como Zoom Enterprise, que cumplen con el RGPD.
3. Implementa medidas de seguridad
La protección de datos no solo pasa por pedir el consentimiento a los usuarios y facilitarles sus derechos de acceso, rectificación y más. También es fundamental que los datos personales recopilados se almacenen de forma segura en todo momento.
- Actualiza regularmente tus sistemas y software
- Utiliza gestores de contraseñas empresariales
- Implementa la autenticación de dos factores (2FA)
- Cifra datos sensibles en reposo y en tránsito
- Usa sistemas de backup automático en la nube
- Crea protocolos de recuperación ante desastres
- Limita el acceso a los datos dentro de la empresa
Cualquier clase de brecha de seguridad debe ser inmediatamente informada a los afectados y a la autoridad de control. De lo contrario, también puede ser motivo de sanción, con daños económicos y reputacionales para la empresa.
4. Fórmate y a tu gente en materia de finanzas y protección de datos
Por mucho que tengas las medidas de seguridad más robustas, es fundamental formar al personal. De lo contrario, un empleado podría cometer un error por desconocimiento, y esto supondría una multa muy costosa.
La capacitación continua es tu mejor aliada para mantenerte al día con las normativas y mejores prácticas.
Estas son algunas actividades que puedes realizar:
- Webinars mensuales sobre actualizaciones normativas
- Cursos trimestrales de seguridad digital
- Talleres prácticos sobre herramientas financieras
- Certificaciones en protección de datos
- Acceso a bibliotecas de recursos digitales
Un equipo bien formado no solo comete menos errores, sino que también puede identificar y prevenir problemas potenciales.
5. Realiza auditorías continuas
Imagina que tu coche es tu negocio. Al igual que un coche necesita una revisión periódica para detectar posibles problemas y mantenerlo en buen estado, tu negocio también necesita una «revisión técnica».
Las auditorías regulares son tu sistema de alerta temprana. Te permiten identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en crisis costosas o sanciones graves. No solo es útil para garantizar el cumplimiento legal. También pueden salvarte de pérdidas o errores graves. Es mucho más fácil y económico solucionar un problema pequeño a tiempo que esperar a que se convierta en una crisis.
Si vas a realizar una auditoría con expertos externos del negocio, ten en cuenta esto:
- El auditor debe tener experiencia en el sector y en el tipo de auditoría que se necesita
- Asegúrate de que la empresa de auditoría sea independiente de la organización
- Investiga la reputación del auditor y sus clientes anteriores
- Verifica si el auditor cuenta con las certificaciones necesarias
No veas las auditorías como una molestia, sino como una oportunidad para mejorar tu negocio.
Conclusión
Como ves, este año 2025 viene cargado de exigencias para autónomos y empresas. Pero no te preocupes, que hay herramientas que te lo ponen fácil. Adaptarse a las normas financieras y de protección de datos de 2025 no tiene por qué ser un proceso abrumador.
La clave está en abordarlo de manera sistemática y proactiva:
- Comienza con una evaluación de tu situación actual
- Implementa las soluciones digitales necesarias
- Desarrolla un plan de formación continua
- Establece un calendario de auditorías
- Mantente informado sobre las últimas actualizaciones
Recuerda: no se trata solo de cumplir con la normativa. Es importante que puedas ganarte la confianza de tus clientes. Esto te ayudará a conseguir la lealtad del consumidor y poder mantener tu negocio a flote.
Con las herramientas adecuadas, un equipo bien formado y procesos claros, podrás prosperar en un entorno cada vez más digital y regulado. ¿A qué esperas para empezar? El mejor momento para actuar es ahora. ¡No dejes pasar estos temas tan importantes! Pueden resultar muy complejos al principio, pero siempre te puedes apoyar en recursos digitales y en la ayuda de expertos.
¡Mucha suerte y que consigas tener un negocio sólido, confiable y rentable en 2025!